La réglementation des stages

Pourquoi faire un stage ?

Le stage peut être obligatoire dans le cadre de votre formation.
Dans certains cursus, il vous sera possible de réaliser un stage facultatif, à votre initiative.

Quels sont vos objectifs ?

• Appliquer des connaissances théoriques
• Acquérir des compétences pratiques
• Confirmer ou infirmer un projet d’orientation ou un projet professionnel
• Enrichir son réseau professionnel
• Bénéficier d’un tremplin vers l’emploi

Une réglementation et des droits favorables aux étudiants qui garantissent :

• Un accompagnement par l’université et l’organisme d’accueil pendant toute la durée du stage
• Des stages limités à 6 mois maximum (924 heures)
• Une prévention des abus et des recours excessifs aux stagiaires
• Un temps de présence réglementé

Réglementation des stages dans l'enseignement supérieur : Loi n°2014-788 du 10 juillet 2014

• Le stage correspond à « une période temporaire de mise en situation en milieu professionnel au cours de laquelle l’étudiant acquiert des compétences professionnelles et met en œuvre les acquis de sa formation en vue d’obtenir un diplôme ou une certification et de favoriser son insertion professionnelle » (Art. L 124-1 du code de l’éducation)
• Le stagiaire se voit confier une ou des missions conformes au projet pédagogique défini par son établissement d’enseignement et approuvées par l’organisme d’accueil.
• Un stage s'intègre obligatoirement dans un cursus de formation dont le volume pédagogique est d’au moins 200 heures par année d’enseignement. Le nombre d’heures de stage n’entre pas dans le décompte de ce volume pédagogique.
• Le stage est un élément de la formation dont l’encadrement et le suivi sont obligatoires, avec désignation d’un enseignant-référent et d’un tuteur de stage au sein de l’organisme d’accueil.
• Le stage est différent d’un contrat de travail (L 124-7 du code de l’éducation).
• Le stagiaire ne peut pas effectuer le remplacement d’un salarié
• Le stage ne peut pas être assimilé à un emploi, il n’est donc pas rémunéré mais peut faire l’objet d’une gratification
• Il n’y a pas de lien hiérarchique entre le tuteur et l’étudiant
• Le stage exige une convention entre l'Université et l’organisme d'accueil.
• Aucun stage ne peut débuter sans l'accord de l'Université.

Dans tout type d’organisme d’accueil de droit privé ou de droit public, en France ou à l’étranger
Entreprise, association, administration, collectivité territoriale, hôpital, ONG, assemblée parlementaire, assemblée consultative, établissement public ou privé, établissement de santé, auto-entrepreneur, artisan, profession libérale…

• L’organisme d’accueil est signataire de la convention de stage, il est donc responsable de la bonne exécution du stage dans le cadre fixé par la loi et dans le respect des clauses de la convention de stage
• Il nomme un tuteur de stage chargé d'assurer le suivi du stagiaire et d'optimiser les conditions de réalisation du stage
• Il accueille le stagiaire dans les locaux de l'entreprise
• Il ne peut être employeur du stagiaire
• Il fait respecter par le stagiaire les dispositions du règlement intérieur relatives à l’hygiène, à la sécurité et à la discipline générale (accès à l’entreprise, utilisation du matériel et des moyens de communication, confidentialité). Un manquement à la discipline constitue un motif pour mettre fin prématurément au stage.

La durée du stage est définie dans la maquette d’enseignement adoptée par l’établissement.

La durée totale du ou des stages effectués dans un même organisme d’accueil est limitée à 6 mois par année d’enseignement, soit 924 heures de présence effective.

Le stage doit se dérouler pendant l’année universitaire d’inscription de l’étudiant. Le calendrier universitaire fixe chaque année les bornes de l’année universitaire

Qu’est-ce qu’une gratification ?

La gratification correspond à une somme d’argent, versée par l’organisme d’accueil, dans le cadre d’un stage. Elle est soumise à une règlementation précise et ne peut en aucun cas être assimilée à un salaire.
 

Obligation de gratification

Si vous réalisez votre stage en France, la gratification dépend de la durée de votre stage.

• Si le stage est d’une durée inférieure à deux mois, la gratification est facultative ;
• Si la durée du stage est d’une durée supérieure à deux mois (soit plus de 44 jours ou 308 heures) consécutifs ou non, au cours d’une même année d’enseignement, au sein d’un même organisme d’accueil, celui-ci fait obligatoirement l’objet d’une gratification.

Le montant minimal de la gratification est réglementé.

Tout organisme d’accueil est libre de verser une gratification même si votre stage ne dure pas plus de deux mois.
 

Comment calculer la durée du stage ?

La durée du stage est calculée en fonction du temps de présence effective du stagiaire dans l’organisme d’accueil.

Cette durée doit être appréciée en tenant compte de la présence effective du stagiaire dans la structure d’accueil, à laquelle s’ajoutent les jours de congés et d'autorisations d'absence en cas de grossesse, de paternité ou d'adoption, ainsi que les congés et autorisations d'absence, à condition qu’ils soient prévus dans la convention de stage.

Méthode de calcul :

• chaque période, au moins égale à 7 heures de présence, consécutives ou non, correspond à un jour de stage (7 h = 1 jour)
• chaque période, égale à 22 jours de présence, consécutifs ou non, correspond à un mois de stage (22 jours = 1 mois)

Quel est le montant de la gratification ?

Depuis le 1er septembre 2015, le montant est égal à 15% du plafond horaire de la sécurité sociale : 3,90 € net par heure effective (montant au 1er janvier 2020)

Le montant de la gratification est donc égal au montant minimum horaire, soit 3,90 €, multiplié par le nombre d’heures réellement effectuées dans le mois.

La gratification est donc susceptible de varier d’un mois à l’autre.

A noter : une convention de branche ou un accord professionnel étendu peut définir une gratification supérieure au taux minimal fixé ci-dessus.

En cas de suspension ou de résiliation anticipée de la convention de stage, le montant de la gratification au stagiaire est calculé au prorata de la durée de stage effectuée.
 

Gratification supérieure au montant légal

Si la gratification est supérieure au montant légal, la différence entre le montant légal et le montant versé sera soumis au paiement de charges par l’entreprise.

Attention : les organismes de droit public ne peuvent pas définir une gratification supérieure au taux fixé.
 

Exceptions à la condition de gratification

3 exceptions à la condition de gratification :

• Les auxiliaires médicaux
• Les internes en « année recherche »
• Les stages réalisés à l’étranger en vertu du principe de territorialité de la loi française. La gratification éventuelle du stagiaire est laissée à l’appréciation de l’organisme d’accueil du pays étranger, quelle que soit la durée du stage.

Organismes français implantés à l’étranger - Attention !
Au sein d’un organisme français implanté à l’étranger, le droit français s’applique.
 

Versement de la gratification

• La gratification est due à compter du premier jour du premier mois du stage.
• Elle est versée mensuellement.
• Elle n’est pas soumise à imposition pour les stagiaires (art 81 bis du code des impôts).
• Elle est indépendante d’autres activités rémunérées que pourraient avoir l’étudiant : jobs étudiants…
• Elle est également indépendante du versement d’une bourse.

En France, tous les stagiaires, sous couvert d'une convention de stage signée en bonne et due forme, bénéficient d'une protection contre le risque accidents du travail et les maladies professionnelles (AT/MP).
Le stagiaire reste affilié au régime de sécurité sociale dont il bénéficie en tant qu'étudiant : ayant droit de ses parents, régime étudiant ou couverture maladie universelle.

Une assurance responsabilité civile souscrite par l'étudiant est obligatoire ; celle-ci lui permet d'être couvert en cas d'un accident qu’il aurait provoqué. La mention sur l’attestation d’assurance de la couverture pour les stages en entreprise est impérative. Cette attestation doit être jointe à la convention de stage.

En cas de maladie, l’étudiant doit impérativement prévenir l’organisme d’accueil et obtenir un certificat médical attestant d’un arrêt de travail qu’il lui fera parvenir dans un délai de 48h.
Le stagiaire ne peut prétendre à des indemnités journalières de la CPAM. L’organisme d’accueil adresse une copie de l’arrêt de travail à l’UCA.

Les modalités dépendent du montant de la gratification versée :

• Gratification égale ou inférieure à 15% du plafond horaire de la sécurité sociale par heure de stage effectuée :
  • le paiement de la cotisation accidents du travail-maladies professionnelles, l’affiliation du stagiaire et la déclaration des accidents du travail et des maladies professionnelles auprès de la caisse primaire d’assurance maladie du lieu de résidence du stagiaire, incombe à l’établissement d’enseignement.
  • lorsque l’accident du travail a lieu par le fait ou à l’occasion du stage, il revient à l’organisme d’accueil d’effectuer la déclaration en indiquant l’établissement d’enseignement en qualité d’employeur. Par ailleurs, l’organisme d’accueil adresse sans délai à l’UCA copie de la déclaration d'accident du travail envoyée à la caisse primaire d'assurance maladie compétente.

• Gratification supérieure à 15% du plafond horaire de la sécurité sociale par heure de stage effectuée
  • les cotisations sociales sont calculées sur le différentiel entre le montant de la gratification et 15 % du plafond horaire de la Sécurité Sociale.
  • l’organisme d’accueil s’engage à accomplir toutes les démarches utiles à la couverture du stagiaire en terme de risque « accident du travail et maladie professionnelle » (ATMP) et notamment l’affiliation et paiement des cotisations.

Si vous souhaitez réaliser votre stage à l’étranger, renseignez-vous sur le niveau de sécurité de la zone concernée www.diplomatie.gouv.fr/fr/conseils-aux-voyageurs/

L’UCA se réserve le droit de refuser de signer une convention de stage s’il est effectué dans une zone classée à risque par le ministère des affaires étrangères !
 

Gratification du stage

A partir du moment où le stage se déroule dans un organisme étranger, il n’y a plus d’obligation de gratification
 

La Sécurité Sociale :

• pour les stages se déroulant dans les pays de l'Espace Economique Européen, il appartient au stagiaire de demander à son centre habituel de Sécurité Sociale une carte européenne d'assurance maladie.
• pour les stages au Quebec, vous devez demander le formulaire SE401Q.
• pour les stages effectués en dehors de l’Espace Economique Européen, seuls les soins " inopinés " ou "urgents " peuvent être remboursés au retour en France, au barème français de la Sécurité Sociale et sur présentation de factures. Vous devrez dans tous les cas en faire l’avance. Compte tenu du coût élevé des frais médicaux dans certains pays, il est fortement conseillé de souscrire un contrat privé d’assistance (ou d’assurance).

La protection accident du travail maladie professionnelle :

•  Pour pouvoir bénéficier de la législation française sur la couverture accident de travail, maladie professionnelle, le stage à l’étranger doit :
  • être d’une durée au plus égale à 6 mois, prolongations incluses ;
  • ne donner lieu à aucune rémunération susceptible d’ouvrir des droits à une protection accident de travail dans le pays d’accueil ; une indemnité ou gratification est admise dans la limite de 15 % du plafond horaire de la sécurité sociale (gratification horaire inférieure ou égale à 3,60 €), et sous réserve de l’accord de la Caisse Primaire d’Assurance Maladie sur la demande de maintien de droit ;
  • se dérouler exclusivement dans l’organisme signataire de la présente convention ;
  • se dérouler exclusivement dans le pays d’accueil étranger cité.

La protection est alors prise en charge par l’établissement d’enseignement.

Lorsque ces conditions ne sont pas remplies, l’organisme d’accueil s’engage à cotiser pour la protection du stagiaire et à faire les déclarations nécessaires en cas d’accident de travail. A défaut, il vous appartient de souscrire une assurance accident du travail et maladie professionnelle.

Quelle que soit la nature du stage et le pays de destination, vous vous engagez à vous couvrir par un contrat d’assistance (rapatriement sanitaire, assistance juridique, etc.), par un contrat d’assurance individuel accident et par une garantie responsabilité civile vie privée.
 

Démarches spécifiques

Il est conseillé de s’inscrire au registre des français établis hors de France et de solliciter une carte consulaire. Cette démarche volontaire gratuite ne nécessite qu’une pièce d’identité, un justificatif de nationalité française et une attestation de résidence dans la circonscription consulaire ; elle permet au consulat d’avoir connaissance de la présence de l’étudiant sur le territoire.

Par ailleurs, il vous est demandé de vous inscrire sur le portail « Ariane » mis en place par le MAE. Destiné aux personnes désirant se rendre à l’étranger, il permet de déclarer gratuitement un déplacement, de signaler ses coordonnées à l’étranger et de se voir ainsi désigner un référent en France dans les cas où il conviendrait de porter assistance.

Aides financières

Renseignez-vous sur les aides financières auprès la Direction des relations internationales.